web会議録画で業務効率化！活用方法とおすすめツールを紹介

更新日 : 2024年4月25日

Web会議録画を導入することで、重要な情報の聞き逃しを防ぎ、会議に参加していない人への情報がスムーズになります。
また、Web会議の録画データは幅広い用途で活用できるので、業務効率化にもつながるでしょう。

この記事では、Web会議録画のメリット・デメリット・活用方法・おすすめツールについて解説しているので、Web会議をより有効活用したいという人は、参考にしてみてください。

Web会議録画とは？

Web会議録画とは、オンライン会議の内容を映像と音声で記録するツールです。
会議に参加できなかった人や、重要な情報を聞き逃した人でも、後から録画を視聴することで内容を把握することができます。

まずは、Web会議録画にはどのようなメリットがあるのか？気をつけなければいけないポイントはどのようなことか？という店について紹介するので、Web会議録画の導入を検討している人は、ぜひチェックしてください。

Web会議録画のメリット

Web会議の最中に議事録を作成していて、「重要な情報を聞き逃してしまった！」という経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか？
Web会議録画を導入することで、いつでも会議の内容が見返せるので、万が一重要な情報を聞き逃してしまっても、遡って確認することが可能です。

Web会議録画は、それ以外にも多くのメリットがあるため、代表的なメリットを3つ紹介します。

スムーズな情報共有が可能になる

Web会議の内容を録画すると、会議に参加できなかった人も内容を確認できます。
遠隔地の人も会議の内容を把握でき、スムーズなコミュニケーションが可能になるでしょう。

また、Web会議を録画していると情報が一貫して伝達できるため、万が一会議中に重要な情報を聞き逃してしまっても、振り返って確認することができ、会議の内容や決定事項が誤って伝わるのを防げます。

議事録や資料作成が効率化できる

Web会議を録画すると、会議中の発言や議論の内容が正確に記録されるため、重要な情報を聞き逃してしまっても、後から見返して正確な情報を資料に記載できます。
会議中は見逃してしまった重要ポイントを見つけることもできるため、議事録に記載漏れが発生するリスクも軽減できるでしょう。

また、会議録画を編集すると、研修や営業、社内資料としても活用できるため、資料作成の負担が軽減されます。

いつでも会議を見返せる

Web会議中に聞き逃した重要な情報や会議の詳細をいつでも見返して確認できるため、会議の理解度を向上させ、不明点を解消するのに役立ちます。
Web会議を録画して振り返ることで、会議の改善点を見つけることができるでしょう。

また、重要なポイントや可決の経緯を把握しやすくすることで、業務の効率化にも寄与します。

Web会議録画のデメリット

Web会議録画は業務を効率化し情報共有を促す便利なツールですが、気をつけなければいけない点も多くあります。
適切な対策を行わなければ、トラブルに発展してしまう可能性もあるため、導入する前にデメリットもしっかり確認しておきましょう。

それでは、Web会議録画のデメリットと対策方法を紹介します。

著作権侵害になる可能性がある

Webセミナーやオンライン講座は、知的財産として保護されているため、Web会議を無断で録画すると、著作権を侵害することになります。
会議で提案されたアイデアや創造、図、グラフなどの素材も、著作権で保護されていることがあるため、使用する際は明確な許可を得なくてはいけません。

また、Web会議を録画する際は、プライバシーの侵害や肖像権の侵害を考慮して、事前に参加者全員に録画を行うことを許可を得ておくのがおすすめです。

情報漏洩のリスクがある

Web会議を録画して、ビデオファイルとしてパソコンなどに保存すると、不正アクセスや情報流出などのリスクが生じます。
また、セキュリティの十分ではないサーバーやクラウドサービスにデータを保存している場合、ハッカーや悪意のある第三者によって、会議の機密情報が流出し、大きな損害を抱えてしまうこともあるでしょう。

Web会議録画の情報漏洩を防ぐためには、適切なセキュリティ対策を行い、ファイルへのアクセス制限や組織全体の注意喚起を行い、情報の取扱に最善の注意を払う必要があります。

ファイル制限がある

Web会議録画はファイルのサイズが大きく、ストレージ容量や転送速度の制限により、そのファイルを適切に管理できないことがあります。
に長時間の会議や高品質のビデオ録画では、録画ファイルのサイズが大きくなってしまうため、ファイルを共有やアップロード、ダウンロードに時間がかかることも多いです。

ファイルの制限に関する問題を克服するためには、録画する際の解像度を落としたり、録音のみに設定したり、ファイルの圧縮やサイズの最適化、またはファイルを複数に分割するなどの手法を検討する必要があります。

Web会議録画の活用方法

Web会議録画は、様々な用途で活用できます。
社内業務はもちろん、営業やイベントなどで活用するとで、よりターゲットに情報が伝わりやすく、ビジネスチャンスの拡大にもつながるでしょう。

ここからは、Web会議録画の活用方法として、おすすめの5つの活用方法を解説します。

会議の議事録作成

Web会議録画は、見逃した情報や重要なポイントを見つけることができるため、会議の内容を正確に把握し、適切な議事録を作成できます。
議事録作成者が会議中に複数のタスクをこなす必要がなくなるため、会議に集中して参加できることも大きなメリットといえるでしょう。

また、議事録作成ツールを連携することで、議事録作成を自動化することも可能です。

社内勉強会

Web会議録画をしたデータは、字幕を挿入するなどの編集を行ったうえで、社内勉強会で使用されることもあります。

社内勉強会でWeb会議録画のデータを活用すると、教育係による教育のムラをなくし、正確な情報を伝達できるため、スタッフの質の底上げにつながるでしょう。
録画データは何度も繰り返し視聴できるため、スタッフが個々でスキルアップのために視聴したり、勉強会に参加できなかったスタッフへ共有したりすることも可能です。

採用活動

コロナ禍以降、企業が実際に求職者と接点を持つことが難しくなったため、求職者に自社の魅力や仕事内容を効果的に訴求し、記憶に残りやすい採用動画を活用することが一般的になってきました。

Web会議録画を採用活動動画に使用することで、実際の仕事内容や会社の雰囲気を求職者に伝えられるため、採用のミスマッチを減らすことができるでしょう。
また、採用活動動画を作成することで、採用担当者の負担を軽減することにもつながります。

営業活動

Web会議録画を営業活動に活用することで、顧客との円滑なコミュニケーションが可能になり、ビジネスチャンスの拡大が期待されます。
例えば、顧客との打ち合わせの様子を録画しておくことで、双方が打ち合わせの内容を正確に把握し、より効果的な提案を行えるようになるため、売上向上につながるでしょう。

また、録画した商談の様子は、営業研修にも流用できます。

Web会議向けおすすめの録画ツール

Web会議を録画できるツールは、無料のものから有料のものまで、さまざまなタイプのものが開発されています。
導入を検討している人の中には、「どんな物がいいか分からない」、「使い方が難しい」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

そこで、当記事では、Web会議を簡単に録画できるツールを厳選して紹介するので、ツール選定に役立ててください。

Zoom

PC内のツールが増えると挙動が重くなるから、できるだけ最低限のものしか入れたくないという人は、Zoomに搭載されている録画機能を利用するのがおすすめです。
直感的に録画できるだけでなく、編集まで行えることが魅力です。

無料で利用することもできますが、ビジネス以上の会員になると、30時間連続利用が可能で、300人まで同時接続が可能になります。

ツール名	Zoom
料金	ベーシック：無料プロ：21,250円／年ビジネス：29,990円／年ビジネスプラス：34,380／年エンタープライズ：要問合せ
時間制限	ベーシック：40分プロ：30時間ビジネス：30時間ビジネスプラス：30時間エンタープライズ：30時間
対応人数	ベーシック：100名プロ：100名ビジネス：300名ビジネスプラス：300名エンタープライズ：1000名
機能	録画・編集・共有・画面共有・ブレイクアウトルーム・バーチャル背景・自動字幕・言語通訳
運営会社	Zoomビデオコミュニケーションズ
公式サイト	https://zoom.us/ja

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが開発・提供するコラボレーションプラットフォームで、社内外のコミュニケーションを効率的に行うために必要なチャットやビデオ会議、その他 Microsoft 365 サービス機能を1つの Microsoft Teams アプリ上で提供しています。

会議のレコーディング機能が搭載されていて、会議記録参照・共有がスムーズに行えることが魅力です。
データはチームやグループ単位で整理され、クラウド上で共有されるため、意思決定がどこにいても正確でスムーズに伝達できるでしょう。

ツール名	Microsoft Teams
料金	Microsoft Teams Essentials：559円／月 Microsoft 365 Business Basic：899円／月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円／月
時間制限	60分間
対応人数	Microsoft Teams Essentials：300名 Microsoft 365 Business Basic：300名 Microsoft 365 Business Standard：300名
機能	録画・編集・共有・画面共有・背景をカスタマイズ・Together モード・ライブキャプション・ノイズ抑制・ブレークアウトルーム
運営会社	日本マイクロソフト株式会社
公式サイト	https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

VideoProc Converter AI

VideoProc Converter AIは、簡単に画面録画が行えるフリーソフトです。

会議の主催者や参加者に録画をしていることをしられず使用できるため、使用者の好みの解像度やタイミングで録画が開始できます。
会議中の音声だけでなく、マイクの音声も出力可能なので、議事録作成の際に役立つでしょう。

ツール名	VideoProc Converter
料金	無料
時間制限	なし
対応人数	なし
機能	指定範囲録画・全画面録画・PIP (Picture In Picture)録画・音声入力（マイク音声、デスクトップ音声）・録画と編集の並行・グリーンバック
運営会社	Chengdu Digiarty Software, Inc.
公式サイト	https://jp.videoproc.com/video-converter/

AG-デスクトップレコーダー

AG-デスクトップレコーダーは、デスクトップをキャプチャーできるツールです。
無料でダウンロードでき、ダウンロードから2週間は試用期間として無料で使用できます。

編集や圧縮機能が利用できるほか、、ファイル形式を選択して保存できるため、容量が大きくなってしまっても安心です。

ツール名	AG-デスクトップレコーダー
料金	無料・1,650円
時間制限	なし
対応人数	なし
機能	静止画キャプチャー・動画レコーディング・キャプチャー対象の指定・タイマー（予約）録画・ナレーション吹き込み・編集
運営会社	T.Ishii
公式サイト	http://t-ishii.la.coocan.jp/download/AGDRec.html

OBS Studio

OBS Studioは、ライブ配信用に開発された、完全無料のストリーミング配信・録画ソフトです。

ライブ配信ツールとして利用者が多いため、イベントツールや配信プラットフォームとも連携されています。
録画したWeb会議の動画をYouTubeなどに投稿したいという人におすすめです。

ツール名	OBS Studio
料金	無料
時間制限	なし
対応人数	なし
機能	全画面録画・指定範囲録画・音声入力（マイク音声、デスクトップ音声）・PIP録画・圧縮・変換
運営会社	OBS Project
公式サイト	https://obsproject.com/ja